منظور از نرم‌افزار اختصاصی برای کسب و کارها چیست؟ چه شرکت‌هایی به آن نیاز دارند؟
نرم‌افزار اختصاصی یا نرم‌افزار سفارشی، نرم‌افزاری است که به‌طور ویژه برای یک شرکت یا فرد خاص طراحی و ایجاد شده است. اینگونه از نرم‌افزارها جایگزین مناسبی برای نرم‌افزارهای عمومی هستند که در بازار به‌صورت انبوه عرضه می‌شوند. یک نرم‌افزار سفارشی، بر مبنای شرایط کسبوکار تهیه می‌شود و برخلاف نرم‌افزار عمومی منبع باز نبوده و کدهای آن برای سایر شرکت‌ها قابل استفاده نیست.
در حالی که برخی از شرکت‌ها در صنایع مختلف از نرم‌افزار اختصاصی خود استفاده می‌کنند، برای بسیاری از کسب‌وکارها هزینه کردن برای خرید چنین نرم‌افزاری توجیه ندارد. در ادامه، به بررسی مزایای نرم‌افزارهای اختصاصی در مقایسه با نرم‌افزارهای تجاری عمومی می‌پردازیم.
مزایای نرم‌افزار اختصاصی
توسعه نرم‌افزارهای اختصاصی منجر به بهبود فرآیندها و خودکارسازی فعالیت‌های کاری می‌شود. از همین‌رو، اثربخشی کسبوکار به شکل قابل توجه‌ای افزایش می‌یابد. زمانی که بخش عمده‌ای از فرآیندهای کسبوکار با کمک نرم‌افزارها خودکار شوند، شاهد صرفه‌جویی زمانی و مصرف بهینه در سایر منابع خواهیم بود. در ادامه، به مهم‌ترین مزایای نرم افزار سفارشی می‌پردازیم.
1- برآورده شدن تمامی انتظارات کسبوکار با کمک نرم‌افزار اختصاصی
از آنجایی که نرم‌افزار سفارشی به‌طور خاص برای کسبوکار مشخصی طراحی می‌شود، تمامی انتظارات، اولویت‌ها، فرایندها، چالش‌های کسب‌وکاری و راه‌حل های مختلف در آن در نظر گرفته می‌شود. همکاری نزدیک سازمان با شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار موجب می‌شود تا امکان برون‌سپاری کسب و کار در بخش‌های مختلف وجود داشته باشد.
شرکت طراح نرم‌افزار، در حین توسعه و پس از آن، امکان سفارشی‌سازی محصول را بر اساس نیازهای در حال تغییر کسب و کار فراهم می‌آورد. در طراحی نرم‌افزارهای سفارشی در مرحله اول، یعنی مرحله کشف، از هر بخش سازمان، نمایندگانی برای اطلاع از شیوه طراحی و بیان نیازها به تیم توسعه اضافه می‌شوند.
واحد بازاریابی، مهندسی، تحقیق و توسعه، مدیریت عمومی، حسابداری و… به‌عنوان بخش‌های مختلف اهداف مدنظرشان را از نرم‌افزار در حال طراحی عنوان می‌کنند تا یک محصول جامع و کامل سفارش داده شود.
2- مدیریت آسان داده‌ها
زمانی که از نرم‌افزار اختصاصی استفاده می‌شود، دیگر نیازی به سیستم‌های نرم‌افزاری دیگر وجود ندارد. به همین دلیل تیم آی‌تی دیگر مجبور به نصب و پشتیبانی از نرم‌افزارهای متفرقه نیست و شرکت نیازی به خرید لایسنس نرم‌افزارها و پرداخت هزینه بابت نصب نرم‌افزارهای اضافی نخواهد داشت.
داشتن یک نرم‌افزار یکپارچه که قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها را دارد، به مدیریت داده‌ها کمک کرده و مانع از ایجاد داده‌های تکراری می‌شود. بنابراین دیگر نیازی نخواهد بود تا کارکنان به‌صورت دستی به اصلاح و کنترل داده‌ها در سایر پلتفرم‌ها بپردازند.
3- صرفه‌جویی در هزینه‌ها
بسیاری از راهکارهایی که در نرم‌افزارهای عمومی ارائه می‌شود، متناسب با نیاز کسبوکار نیستند. بنابراین مدیران مجبور به ایجاد تغییراتی در کدهای منبع و دست‌کاری نرم‌افزار می‌شوند تا شکاف‌های موجود در نرم‌افزار را با توجه به شرایط کسب‌وکارشان ترمیم کنند.
ایجاد این تغییرات هر چند ساده به‌نظر می‌رسد ولی هزینه‌های مالی و زمانی زیادی به دنبال خواهد داشت. نباید فراموش کنیم که کارهای حیاتی مانند بازاریابی، مدیریت سهام، مدیریت مشتری و مباحث مالی، هر کدام به سیستم اختصاصی خود نیاز دارند. نداشتن یک نرم‌افزار اختصاصی جامع به‌شدت هزینه‌ها (زمان، پول و منابع انسانی) را افزایش خواهد داد.
4- در اختیار داشتن کد منبع با تهیه نرم‌افزار اختصاصی
زمانی که کسبوکار بر روی نرم‌افزار اختصاصی سرمایه‌گذاری می‌کند، صاحب کدهای منبع نرم‌افزار می‌شود. این در حالی است که در نرم‌افزارهای عمومی، کد در اختیار شرکت نخواهد بود. در دسترس بودن کدهای منبع، امکان ایجاد تغییرات در آینده را ایجاد خواهد کرد. کدهای نرم‌افزاری یک دارایی تجاری به حساب می‌آیند که در ترازنامه مالی شرکت لحاظ می‌شوند.
اگر قصد واگذاری کسب‌وکاری را داشته باشید که دارای نرم‌افزار اختصاصی بوده و نیازهای فنی را به خوبی پوشش می‌دهد، در ارزش‌گذاری تاثیر به‌سزایی خواهد داشت و نظر سرمایه‌گذاران یا خریداران را به خوبی جلب خواهد کرد.
5- برون‌سپاری کسب و کار
داشتن نرم‌افزارهای سفارشی این امکان را در اختیار کسبوکار می‌گذارد که بخش‌هایی از فعالیت‌ها را به شرکت‌های دیگر برون‌سپاری کنند. با کمک نرم‌افزار اختصاصی، امکان مدیریت آسان فعالیت‌ها و نظارت بر عملکرد پیمانکاران وجود خواهد داشت.
آیا طراحی نرم‌افزار اختصاصی هزینه زیادی به کسبوکار تحمیل می‌کند؟
توسعه نرم‌افزار اختصاصی در مقایسه با راه‌حل‌ها و محصولات آماده نرم‌افزاری، اغلب گران‌قیمت تلقی می‌شود. در بسیاری از موارد با کمک نرم‌افزارهای عمومی نیز می‌توان نیازهای اساسی را پوشش داد. به‌عنوان مثال، یک کسبوکار کوچک به جای خرید یک نرم‌افزار اختصاصی حسابداری، با نرم‌افزار اکسل نیاز خود را برطرف می‌کند.
با این حال، با پیچیده شدن نیازهای کسبوکار، سرمایه‌گذاری بر روی نرم‌افزار سفارشی اجتناب‌ناپذیر می‌شود. در بسیاری از موارد، راه‌حل‌هایی که نرم‌افزارهای عمومی ارائه می‌دهند، برای کسب‌وکارها مناسب و کامل نیستند. آماده‌سازی چنین نرم‌افزارهایی با توجه به شرایط هر شرکتی، ممکن است باعث وقفه در کار کارمندان شود.
در بسیاری از موارد، برای سفارشی‌سازی نرم‌افزارهای عمومی نیاز به استخدام کارشناسان جدید وجود خواهد داشت. همچنین برای نگهداری و بروزرسانی نرم‌افزارهای عمومی باید هزینه زیادی صرف شود. این قبیل از نرم‌افزارها، مبلغی را برای استفاده ماهانه به‌ازای هر کاربر دریافت می‌کنند. در کسب‌وکارهای بزرگ که تعداد زیادی کارمند وجود دارد، این هزینه مبلغ زیادی خواهد شد.
با توجه به تمامی این نکات، در برخی از موارد توسعه یک نرم‌افزار اختصاصی در درازمدت هزینۀ کمتری برای کسبوکار خواهد داشت.
انتخاب از بین نرم‌افزار عمومی یا نرم‌افزار اختصاصی
برای انتخاب نرم‌افزار عمومی یا اختصاصی باید به دو نکته زیر توجه کرد:
1- تطابق نرم‌افزار با فرآیندهای کسب و کار
اگر یک نرم‌افزار عمومی در دسترس است که با فرآیندها و استانداردهای داخلی شرکت مطابقت دارد، استفاده از آن توجیه‌پذیر است. اما اگر فرآیندها با نرم‌افزار تطابق ندارد و نیاز به ایجاد تغییرات احساس می‌شود، به‌احتمال زیاد هزینه نرم‌افزار عمومی در درازمدت از نرم‌افزار اختصاصی بیشتر خواهد شد.
یک نرم‌افزار سفارشی بر اساس نیازها و فرآیندهای منحصربه‌فرد شرکت طراحی می‌شود. ارتباط کسبوکار با طراحان و مهندسان فرایندها، اطمینان لازم از طراحی یک نرم‌افزار متناسب با گردش کاری شرکت را فراهم خواهد کرد. طراحان حرفه‌ای نرم‌افزار، نقشی کلیدی در خودکارسازی و ساده‌سازی فرایندها خواهند داشت.
2- پشتیبانی مداوم
اگر از نرم‌افزارهای آماده استفاده می‌کنید، به بررسی نحوۀ پشتیبانی و ارائه خدمات پس از فروش آن‌ها بپردازید. همچنین در طراحی نرم‌افزارهای اختصاصی نیز باید به خدمات پشتیبانی شرکت طراح توجه داشت.
سخن پایانی
نرم‌افزار اختصاصی سرمایه‌گذاری ارزشمندی است که باید با توجه به شرایط کسبوکار به سراغ آن رفت. اگر کسب‌وکاری به دنبال حل چالش‌های عملیاتی و بهبود تجربه مشتریان است و قصد دارد با بهبود فرآیند به افزایش درآمد دست پیدا کند، نرم‌افزار سفارشی ظرفیت لازم را به‌وجود خواهد آورد.