مدیریت کسب و کار کوچک

چابکی کسب و کار کوچک این امکان را به‌وجود می‌آورد تا در مدت زمان کوتاهی به رشد قابل‌ملاحظه‌ای دست پیدا کند. از همین‌رو در سالیان اخیر، راه‌اندازی استارتاپ یا کسب‌وکارهای کوچک مورد توجه قرار گرفته است.

در بررسی‌هایی که بر روی کسب‌وکارهای کوچک انجام پذیرفته است، الگوهای رفتاری خاصی در مدیریت آن‌ها مشاهده شده است که عامل اصلی شکست‌شان محسوب می‌شوند. به‌طور معمول یک کسب و کار کوچک به دلایل مشکلات مدیریتی شکست می‌خورد و مسائل دیگر نقش کمتری در آن دارند.

عوامل کلیدی شکست یک کسب و کار کوچک

کسب و کار کوچک، تجارتی است که تعداد کارکنان آن به‌ندرت از تعداد انگشتان دو دست بیشتر می‌شود.
زمانی که یک شرکت کوچک سال‌ها دوام می‌آورد و روزهای سخت را پشت سر می‌گذارد، هسته‌ای ارزشمند از نیروهای انسانی مستعد و متخصص را در ساختار خود جمع می‌کند؛ اما نارسایی‌های مداوم مدیریتی به تدریج نقاط قوت را از بین برده و موجب ترک پرسنل متخصص می‌شود.

سه ضعف کلیدی زیر در کسب‌وکارهای کوچک وجود دارد که باعث ایجاد مشکل می‌شود. این ضعف‌ها همگی مدیریت-محور هستند:

1-   تلاش برای رشد فروش

بسیاری از شرکت‌های کوچک، رشد فروش را به‌عنوان راه‌حلی برای تمامی مشکلات خود تلقی می‌کنند. متأسفانه مدیران در دام مفهوم حسابداری درآمد گرفتار می‌شوند و محصولات متعددی را به بازار عرضه می‌کنند تا به فروش حداکثری برسند. این در حالی است که اکثر این محصولات مورد نیاز بازار نبوده و در درازمدت هزینه سربار زیادی را ایجاد می‌کنند.

2-   آنالیز نامناسب هزینه-محصول

اکثر مدیران نسبت به زیان‌هایی که با افزودن محصولات جدید متحمل می‌شوند، هیچ توجهی ندارند. در هر کسب و کار کوچک یک یا چند محصول یا خط تولید وجود دارند که باید حذف شوند.

3-   عدم توجه به ترازنامه

مدیران به صورت‌های سود و زیان و ترازنامه‌هایی توجه نمی‌کنند که مدیریت مالی یا حسابداری شرکت آماده می‌کنند. توجه نداشتن به جریان نقدینگی و بهره‌وری سرمایه به‌کارگرفته‌شده، بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک یا استارتاپ‌های نوپا را به شکست می‌کشاند. برخی از مدیران به جای استفاده درست از سرمایه‌های فعلی به دنبال یافتن و جذب سرمایه‌های جدید هستند. در ادامه این سه مشکل را به‌طور مفصل بررسی می‌کنیم:

معضل رشد برای رشد در مدیریت کسب و کار کوچک

یک باور عمومی در بین مدیران وجود دارد که تنها راه موفقیت، از طریق رشد است. به همین دلیل بسیاری از تجار، رشد فروش را راه‌حل بسیاری از مشکلات می‌دانند؛ در حالی‌که به‌ندرت اینگونه است.
باید توجه داشت که رشد مترادف موفقیت و افزایش سرمایه نیست. در حقیقت، کاهش تعداد محصولات یا خطوط تولید زیان‌ده، مطمئن‌ترین راه برای سود بیشتر و بازگشت سرمایه است. عاشق و شیدای رشد بودن اکثر مدیران کسب و کار کوچک، آن‌ها را به سمت تلاش برای افزایش فروش می‌برد.

متاسفانه روش‌های استاندارد حسابداری بیشتر این باور را تقویت می‌کنند که سودهای بالاتر به‌طور خودکار از فروش بیشتر حاصل می‌شوند، این در حالی است که شیوه‌های حسابداری استاندارد در بسیاری از موارد گمراه‌کننده هستند. برخی از این شیوه‌های حسابداری عبارت‌اند از:

1-   حسابداری سود حاشیه‌ای

مقالات متعددی درباره درآمد حاشیه‌ای نوشته شده‌اند. در این تئوری حسابداری عنوان می‌شود که در یک دوره کوتاه، فروش اضافه، سودآوری بالایی را علاوه‌بر فروش عادی ایجاد خواهد کرد.

مدیران نیز تصور می‌کنند که این فروش اضافه، هزینه‌ای ندارد و هزینه‌های آن به‌طور صددرصدی از سربار ثابت فعلی شرکت تامین می‌شود. به همین دلیل مدیر مالی کسب و کار کوچک، قیمت‌گذاری محصول را به‌گونه‌ای انجام نمی‌دهد که سهم سربار جدید را شامل شود. سود حاشیه‌ای در ادامه سربارهای زیادی را به‌همراه می‌آورد که باعث پیچیدگی عملیات مالی می‌شود.

2-    حسابداری سربه‌سر

یکی دیگر از ابزارهای مدیریتی یک استارتاپ یا کسب و کار کوچک که ناخواسته رشد را برای رشد تشویق می‌کند، حسابداری سربه‌سر است. مانند حسابداری سود حاشیه‌ای، در حسابداری سربه‌سر هم برخی از هزینه‌ها ثابت در نظر گرفته می‌شوند و برخی از هزینه با توجه به حجم عملیات متغیر محسوب می‌شوند.

طبق فرمول حسابداری سربه‌سر قیمت فروش بر اساس هزینه تامین مواد اولیه و نیروی کار به‌علاوه هزینه‌های سربار متغیر به‌علاوه هزینه‌های سربار ثابت و سود تعیین می‌شود. هنگامی که حجم فروش در یک دوره معین به اندازه کافی بالا باشد، تمامی هزینه متغیر و هزینه سربار ثابت پوشش داده می‌شود و کسب و کار کوچک به نقطه سربه‌سر می‌رسد.

اشتباه حسابداری سربه‌سر این است که هزینه‌ها به دو بخش ثابت و متغیر تقسیم می‌شوند، این در حالی است که هزینه سربار ثابت نیست و این هزینه همیشه متغیر است. اثر این اشتباه در تصمیمات مدیریتی به وضوح دیده می‌شود و مدیران را مجبور به افزایش رشد فروش با تولید محصولات متعدد می‌کند.

3-   تنوع هزینه‌های سربه‌سر

اغلب تولیدکنندگان، سود خود را در انتهای دوره‌ای مشخص دریافت کرده و قبل از محاسبه سود، هزینه سربار ثابت را تعیین می‌کنند اما آن‌ها هزینه‌های استهلاک را مدنظر قرار نمی‌دهند. از آنجایی که مدیران کسب و کار کوچک به دنبال افزایش اثربخشی بازاریابی و فروش هستند و توجه به اثربخشی هزینه‌ها ندارند، در درازمدت با شکست روبه‌رو می‌شوند.

تحلیل ناکافی از هزینه‌ها

در بهترین حالت، حسابداری بهای تمام‌شده، یک مطالعه غیردقیق با اهداف محدود است و امکان تخصیص هزینه‌های غیرمستقیم در آن وجود ندارد. مدیران کسب و کار کوچک یا استارتاپ به این مسئله توجه کافی ندارند، به همین دلیل ناخواسته مشوق شروع پروژه‌های جدید و پر هزینه می‌شوند. همچنین آن‌ها توجه کافی به پروژه‌های قدیمی ندارند که به حاشیه سود مناسبی رسیده‌اند.

وظیفه مدیر کسب و کار کوچک به حداکثر رساندن فرصت‌های تجاری است. او وظیفه ندارد همۀ مشکلات را حل کند. از همین‌رو، مدیران باتجربه بر روی تعداد محدودی از اهداف تمرکز می‌کنند.
ساده‌سازی کسب‌وکار یک شیوه مرسوم برای مدیریت بهتر است. در این روش هر خط محصول بررسی شده و میزان سوددهی آن توسط مدیران تعیین می‌شود. اگر هزینه‌های تخصیص‌داده‌شده به هر خط تولید معقول بود، آن را حفظ می‌کنند در غیراین‌صورت خطوط تولید با حاشیه سود کم را بهبود داده یا به‌طور کامل حذف می‌نمایند.

عدم وجود ترازنامه

یکی دیگر از دلایل شکست یک کسب و کار کوچک، عدم تطبیق صورت‌های سود و زیان با ترازنامه است. کسب‌وکارهای کوچکی که زیرمجموعۀ یک هلدینگ بزرگ هستند بسیاری از هزینه‌های خود را به‌صورت تقاضا از سازمان مرکزی تامین می‌کنند. از همین‌رو، توجه چندانی به بهره‌وری سرمایه و چگونگی تامین نقدینگی ندارند.

مدیران باتجربه در یک کسب و کار کوچک به حساب‌های دریافتی توجه دارند تا دارایی‌هایی که قابل‌تبدیل به پول نقد هستند را شناسایی کنند. هر چند جمع‌آوری مبالغی که مشتریان به استارتاپ بدهکار هستند کاری خسته‌کننده و ناخوشایند است، اما بررسی این حساب‌ها، مشتریان بدحساب را مشخص کرده و اجازه نخواهد داد تا جلوی ورود جریان نقدینگی به کسب‌وکار گرفته شود.

کنترل موجودی کالا در کسب و کار کوچک

در کنار کنترل صورت‌حساب‌های مالی و ترازنامه، بررسی کنترل موجودی انبار به مدیران کسب و کار کوچک اطلاعات دقیقی از وضعیت محصولات خواهد داد.
کالایی که چندین ماه در انبار باقی مانده است، هزینه سربار بیشتری دارد و به احتمال زیاد در بازار نیز طرفداری نخواهد داشت. کاهش تولید یا حذف کامل خط تولید چنین محصولاتی بسیاری از هزینه‌ها را از بین خواهد برد.

سخن پایانی

کسب و کار کوچک دارای تعداد کمی کارمند است و فرایندهای ساده‌تری دارد؛ اما اگر به مدیریت آن توجه کافی نشود، احتمال شکست افزایش می‌یابد. توجه به بازگشت سرمایه (ROI) و روش‌هایی برای افزایش سودآوری به استارتاپ کمک می‌کند تا در بازارهای رقابتی از دارایی‌های خود به درستی استفاده کرده و با تمرکز بر بازار هدف در بین رقبا جایگاه بهتری به‌دست آورد.